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證明的危“機”

發布時間:2016年10月10日 08:58 信息來源:威海市公證處 閱讀次數:打印本頁 關閉窗口
                                   威海市威海衛公證處 陳軍
    陳軍,男,1979年4月28日出生,威海市威海衛公證處公證員,煙臺大學法學本科
    最近一段時間,“證明”一詞在媒體上出現的頻率非常高,從李總理提出“你媽是你媽”,這怎么證明呢?簡直是笑話!”開始,各媒體積極匯總各種奇葩證明,吸引了公眾的注意。作為專業的證明機構,公證處也身涉其中。直到有派出所民警出具證明時采用加備注形式引爆部門之間證明的對抗,其他派出所民警也效仿,給公證處出的證明也加備注,把公證處送到聚光燈下晃了一下。最后公安部在官方微博“公安部打四黑除四害”上曬出了18項不該由公安機關出具的證明,將部門出具證明的責任之爭引發了新的高潮,甚至公安部直接指明了某些證明應由公證機構出具,感謝公安部在法定公證之外給公證處指定公證事項。公證處本來在大眾的眼中就有“拿證來證”、“蓋章收費”的印象,在這一輪媒體關注中,給整個公證行業的證明工作帶來深深的危機感。
    本文無意爭論證明是否奇葩,也無意參與各部門之間的證明責任分配,主要是探討公證機構如何應對此次危機,能否在“危”中尋“機”,困境中突破,為公證行業爭取一個新局面。
    根據《公證法》的規定,公證機構是依法設立,不以營利為目的,依法獨立行使公證職能、承擔民事責任的證明機構,將公證機構定性為專業證明機構。我們公證機構必須要有自己的核心競爭力,大數據時代,我們不能落后時代,要建立自己的數據庫,才可以從根本上解決這個問題。
    數據庫的建立是個大工程,工程再大也要從頭開始做起,首先是數據收集工作。數據收集要先發掘公證處自己的寶藏。把我們歷年的公證卷宗利用起來。歷年的出生公證、結婚公證、親屬關系公證、繼承公證可以直接查詢使用。其他的公證卷宗要整理后使用。我們辦的每一件公證都要求當事人提供戶口簿,涉及夫妻關系的要求提供結婚證,把這些戶口簿和結婚證都整理下來,建立起各個當事人之間的關系。要知道一個小城市的所有公證機構以一年辦證2萬件計算,不考慮多次辦證的因素,公證機構會收集到2萬個戶口簿,按每個戶口簿三口人計算,每年可以建立6萬人的關系檔案,10年就是60萬,而小城市一般不過百萬人口左右。做這件工作,不但要投入大量的人力,還需要工作利器,需要好用的電腦軟件。建議公協出面和電腦公司合作開發軟件,以供各個公證處使用。要不然各個公證處各自開發,投入大,最后要求數據聯網合作時卻發現難以兼容,又要費一番手腳。
    數據收集工作當然不能僅限于公證處的檔案,還要使用其他部門的數據,在各個部門信息不聯通的今天,只是阻力比較大的工作。從工作實踐來看,非政府部門的數據信息還是比較容易采集的。比如說公民的出生、死亡信息,完全可以從醫院直接取得第一手資料,要知道別人說公證拿證來證,公安也是拿證來登的。公民的戶口信息中,因出生入戶的原始信息就來自醫院的出生證明,正常死亡的公民戶籍注銷原始信息也來自醫院的死亡證明,非正常死亡的才是公安部門自己出具證明。當然還有其他一些例外情況不是醫院的信息能掌握的,比如說非婚生子女、收養、宣告死亡等,但醫院的信息是主要的、是占據絕對多數數量級的。與醫院溝通,建立信息共享,實施更新我們的數據,我們甚至可以做到比公安的數據信息更新。因為有些孩子的出生是不落戶的,比如要父母一方或雙方是外國人,要加入外國國籍;有些公民死亡后不及時注銷戶口,公安部門也不掌握其死亡的信息。
    職工的人事檔案一般保管于工作單位、人才市場、退休職工的檔案一般保管在街道辦事處,干部的人事檔案一般保管在組織部門。工作單位一般比較好溝通,帶照相機將職工人事檔案拍下,回單位整理就行了。其他部門溝通比較難一些,工作可以慢慢做。
沒有工作單位或自由職業的當事人信息來源要依靠村委會。小城市的人口主要來自周邊鄉村、縣市,他們離家來城里工作,有的會在城里安家,城里的居委會一般不會了解他們的信息,但他們原來所在的村委會會了解他們的信息。
    如果我們能專門組織人員到各個單位、村委會收集信息,建立全面的親屬關系信息那當然好了,但這個工作量十分巨大,一般的公證處都難以開展這項工作。我建議采用掛一涉萬的做法逐步來做,比如我們到某企業核實某職工的人事檔案,完全可以順便把其他職工的人事檔案全部拍照帶走;我們到某個村里核實某個當事人的信息,完全可以把村里保存的村民戶口資料拍照帶走。現在一般的村里都有村民戶口資料,畢竟涉及到村民選舉及村民福利發放問題。
    資料收集后整理、匯編需要嚴重依賴電腦軟件,達到輸入當事人名字就能搜索出其親屬關系的程度。各地公證處能搜索到各地的人口資料,外地當事人的資料就需要公證處之間的聯網合作了。另外即使上述資料收集過程都能順利進行,總有當事人信息不全的情況,這就需要后期資料補正、完善。我認為可以通過對知情人(證人)核實方式進行。比如說我們輸入電腦的當事人資料包括其住址、工作單位,當有相近住址的當事人(尤其是同村的村民)或相同工作單位的當事人到公證處申辦公證時,就可以對其詢問,對資料進行補正、完善。這是一個長期、連續的過程。
    借助整個社會對證明問題的關注以及公安部門明確表示不出具18種證明的實際,引導輿論要求各檔案保管部門將檔案對公證機構開放,這將有利于公證處迅速建立自己的數據庫。在這個瞬息萬變的網絡時代,越界搶劫成為新常態,如果我們不盡快動手建立數據庫,很可能其他部門就已經完成這項工作了,那公證將更加邊緣化,處境更加艱難。
    一旦公證行業建立了中國公民親屬關系登記系統,那對整個公證行業具有劃時代的意義。公民辦理出生、親屬關系、繼承公證將不再頭疼開證明的問題,公證處輕松調取電腦資料即可,公證就會大大提高在公民心目中的印象分。慢慢地,開證明到公證處會成為中國公民的一項傳統,而公證處也會很好地勝任這項工作。還有,一旦公證行業建立了中國公民親屬關系登記系統,那么將不再是我們求著相關部門出具親屬關系證明,相反,其他部門將會使用我們的親屬關系證明,甚至國家要建立國民信息數據庫,也會以公證的數據庫為核心,甚至直接將這項工作交給公證處。屆時,整個公證行業的社會地位將與現在大大不同,公證書的使用情況也將日新月異。
    社會對公證的關注是一把雙刃劍,公眾的不理解、質疑是是公證的危機,但公證處通過自救、引導輿論,外尋機遇、內練內功,未必不是公證發展的契機。但千里之行始于足下。
  
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